Zásady ochrany osobných údajov – efakturia.sk

Účinnosť od: 10. októbra 2026Posledná aktualizácia: 10. októbra 2026

Tieto zásady vysvetľujú, ako spoločnosť IT-DK s. r. o. spracúva osobné údaje pri prevádzke služby efakturia.sk a pri komunikácii so zákazníkmi. Plníme tým informačnú povinnosť podľa čl. 13 a 14 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (ďalej len „GDPR“). Zohľadňujeme aj zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.

1. Kto je prevádzkovateľ

IT-DK s. r. o., Odbojárov 1957/8, 026 01 Dolný Kubín, IČO: 57 626 472, DIČ: 2122858012, zapísaná v Obchodnom registri Mestského súdu Žilina, oddiel Sro, vložka č. 91296/L (ďalej len „my“).

Kontakty pre ochranu osobných údajov:

• e-mail: gdpr@efakturia.sk,
• telefón: +421 911 085 838,
• poštou: IT-DK s. r. o., Odbojárov 1957/8, 026 01 Dolný Kubín.

Zodpovednú osobu (DPO) sme neurčili. Nemáme na to povinnosť podľa čl. 37 ods. 1 GDPR. Nie sme orgán verejnej moci, nemonitorujeme dotknuté osoby vo veľkom rozsahu a vo veľkom rozsahu nespracúvame ani osobitné kategórie údajov.

2. Kedy sme prevádzkovateľ a kedy sprostredkovateľ

Prevádzkovateľ (čl. 4 bod 7 GDPR). Údaje potrebné na vedenie vášho konta spracúvame na vlastné účely. Ide o prihlásenie, overenie totožnosti, fakturáciu našej služby, podporu, bezpečnosť a obchodnú komunikáciu. Na tieto údaje sa vzťahujú tieto zásady.

Sprostredkovateľ (čl. 4 bod 8 GDPR). Údaje, ktoré do služby zadáva alebo cez ňu prijíma náš zákazník, spracúvame len v jeho mene a podľa jeho pokynov. Ide napríklad o odberateľov a dodávateľov na faktúrach, ich kontaktné osoby, e-mail účtovníka a bankové transakcie. Ich prevádzkovateľom je zákazník.

• Ak ste odberateľ alebo dodávateľ nášho zákazníka a chcete uplatniť svoje práva, obráťte sa priamo naňho. Ak žiadosť pošlete nám, postúpime ju zákazníkovi.
• Vzťah so zákazníkom upravuje Zmluva o spracúvaní osobných údajov.

3. Koho údaje spracúvame

• zákazníci – fyzické osoby podnikatelia (živnostníci),
• osoby konajúce za zákazníkov – právnické osoby (napr. konateľ, ktorý zakladá konto alebo prechádza overením totožnosti),
• používatelia – členovia tímu, ktorých zákazník pozval do konta,
• kontaktné osoby firiem, ktoré oslovujeme s ponukou služby,
• osoby, ktoré nás kontaktujú (podpora, hlásenie chýb, otázky).

4. Účely, údaje, právne základy a doba uchovávania

4.1 Registrácia, konto a prihlásenie

• Údaje: meno a priezvisko, e-mail, heslo uložené výlučne ako odtlačok (bcrypt), údaje dvojfaktorového overenia (2FA), verejný kľúč prístupového kľúča (passkey), rola v tíme, čas a verzia udeleného súhlasu s VOP, údaje o prihláseniach.
• Právny základ:
• pri zákazníkovi – fyzickej osobe podnikateľovi: plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR),
• pri konateľovi alebo členovi tímu, ktorý nie je zmluvnou stranou: oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR). Naším záujmom aj záujmom zákazníka je umožniť osobám, ktoré zákazník poveril, bezpečný prístup do konta.
• Doba uchovávania: počas trvania konta a 30 dní po jeho zrušení. Ak zákazník člena tímu odoberie, prístup mu zrušíme okamžite a jeho údaje vymažeme do 30 dní. Výnimkou sú záznamy v logoch (bod 4.7).

4.2 Overenie totožnosti pred registráciou do siete Peppol

Cez sieť Peppol sa doručujú elektronické faktúry. Pred registráciou do nej musí byť overená totožnosť osoby, ktorá koná za zákazníka. Certifikovaný poskytovateľ doručovacej služby má podľa § 76a ods. 2 písm. b) zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH povinnosť zabezpečiť vysokú úroveň spoľahlivosti identifikácie odosielateľa aj adresáta.

• Údaje: meno, priezvisko a dátum narodenia konajúcej osoby, spôsob overenia (ručné overenie), stav overenia a jeho dátum.
• Právny základ:
• pri zákazníkovi – fyzickej osobe podnikateľovi: plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR), lebo bez overenia nevieme zabezpečiť doručovanie e-faktúr,
• pri osobe konajúcej za právnickú osobu: oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR). Záujmom je splniť požiadavku spoľahlivej identifikácie podľa § 76a ods. 2 písm. b) zákona o DPH a zabrániť podvodnému vystupovaniu v cudzom mene.
• Doba uchovávania: počas trvania zmluvy a 4 roky po jej skončení, aby sme vedeli preukázať, že overenie prebehlo. Ide o premlčaciu dobu podľa § 397 Obchodného zákonníka.

4.3 Overenie firmy

Údaje o zákazníkovi (obchodné meno, sídlo, IČO, IČ DPH) overujeme dopytom do verejných registrov, najmä do Obchodného registra SR (ORSR) a systému VIES na overenie IČ DPH v EÚ. Z dopytu ukladáme len výsledok overenia.

• Právny základ: plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR). Pri právnických osobách oprávnený záujem na správnej identifikácii zákazníka (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
• Doba uchovávania: počas trvania konta a 30 dní po jeho zrušení.

4.4 Poskytovanie služby zákazníkovi

• Údaje zákazníka – fyzickej osoby podnikateľa: obchodné meno, miesto podnikania, IČO, DIČ, IČ DPH, bankové spojenie (IBAN), e-mail, telefón, logo a nastavenia faktúr. Ďalej identifikátor v sieti Peppol (odvodený od IČO alebo DIČ) a záznamy o odoslaných a prijatých dokladoch (dátum, stav doručenia).
• Právny základ: plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR).
• Registrácia v sieti Peppol: identifikátor a názov účastníka sa pri registrácii zapíšu do adresárov siete Peppol. Bez toho by vám odosielatelia nemohli e-faktúry doručiť.
• Doba uchovávania: počas trvania konta a 30 dní po jeho zrušení. Faktúry, ktoré zákazník v službe vystavil alebo prijal, sú jeho účtovnými dokladmi a archivovať ich musí on. Po zrušení konta ich neuchovávame.

4.5 Fakturácia našej služby a platby za kredit

• Údaje: fakturačné údaje zákazníka, variabilný symbol, výška a dátum platby, meno (názov) a číslo účtu platiteľa z bankového výpisu, faktúry za dobitie kreditu, pohyby kreditu.
• Právny základ: plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR). Pri uchovávaní účtovných dokladov plnenie zákonnej povinnosti (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR) podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve.
• Doba uchovávania: účtovné doklady 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú (§ 35 zákona o účtovníctve). Ostatné údaje počas trvania zmluvy a do vysporiadania kreditu.

4.6 Komunikácia, podpora a hlásenie chýb

• Údaje: e-mailová korešpondencia, obsah požiadavky, snímka obrazovky priložená k hláseniu chyby (môže obsahovať údaje z vášho konta), technické informácie o prehliadači.
• Právny základ: plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR). Pri osobách, ktoré nie sú zmluvnou stranou, oprávnený záujem na vybavení požiadavky (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
• Doba uchovávania:
• snímky obrazovky do 90 dní po vyriešení chyby,
• korešpondencia počas trvania zmluvy a 4 roky po jej skončení.

4.7 Prevádzkové e-maily

Posielame oznámenia o nízkom kredite, chybe doručenia, prijatom doklade, zmene VOP a bezpečnostné upozornenia. Odosielame ich z adresy noreply@efakturia.sk.

• Právny základ: plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR). Nejde o marketing a kým máte konto, nedá sa z nich odhlásiť.

4.8 Bezpečnosť a prevádzkové záznamy (logy)

• Údaje: IP adresa, dátum a čas požiadavky, prehliadač a operačný systém, záznamy o prihláseniach a o použití API kľúča.
• Právny základ: oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR), teda ochrana služby a vašich údajov pred neoprávneným prístupom a zneužitím. Bezpečnosť spracúvania nám ukladá aj čl. 32 GDPR.
• Doba uchovávania: 12 mesiacov od vzniku záznamu. Ak záznam potrebujeme na vyšetrenie konkrétneho incidentu, uchovávame ho do jeho uzavretia.

4.9 Uplatňovanie a obrana právnych nárokov

• Údaje: údaje zo zmluvy, komunikácie a záznamov, ktoré sa týkajú sporu.
• Právny základ: oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
• Doba uchovávania: do uplynutia premlčacej doby (§ 397 Obchodného zákonníka, 4 roky). Ak sa začne konanie, do jeho skončenia.

4.10 Novinky o službe pre zákazníkov

• Údaje: e-mailová adresa Správcu konta, meno, obchodné meno.
• Právny základ: oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) na informovaní existujúcich zákazníkov o novinkách a podobných službách.
• Odhlásenie: z odberu sa môžete kedykoľvek odhlásiť odkazom v každom e-maile alebo e-mailom na gdpr@efakturia.sk. Odhlásenie nemá vplyv na prevádzkové e-maily (bod 4.7).
• Doba uchovávania: do odhlásenia, najdlhšie počas trvania konta.

4.11 Oslovovanie firiem s ponukou služby

Firmy, ktoré ešte nie sú našimi zákazníkmi, môžeme osloviť e-mailom s ponukou služby efakturia.sk.

• Údaje: obchodné meno, IČO, sídlo, pracovný kontaktný e-mail, prípadne meno a funkcia kontaktnej osoby.
• Zdroj údajov: verejné zdroje, najmä obchodný a živnostenský register, register právnických osôb a webové stránky firiem.
• Právny základ: oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) na ponuke služby podnikateľom. Oslovujeme len pracovné kontakty a len v súvislosti s ich podnikaním.
• Informovanie a odhlásenie: už prvý e-mail obsahuje informáciu, kto sme, odkiaľ máme kontakt a odkaz na tieto zásady (čl. 14 ods. 3 písm. b) GDPR). Obsahuje aj jednoduchý spôsob, ako sa z ďalších e-mailov odhlásiť a namietať proti spracúvaniu.
• Doba uchovávania: ak neodpoviete, údaje vymažeme do 12 mesiacov od posledného kontaktu. Pri odhlásení si ponecháme len e-mailovú adresu na zozname vylúčených, aby sme vás znova neoslovili.

5. Napojenie banky (voliteľné)

Ak si zákazník napojenie banky sám zapne, čítame transakcie z jeho účtu cez licencovaného poskytovateľa služby informovania o platobnom účte Enable Banking Oy (Fínsko). Súhlas s prístupom k účtu a podmienky tejto služby odsúhlasuje zákazník priamo vo svojej banke a u Enable Banking Oy. Transakcie používame len na párovanie platieb s faktúrami. Pri týchto údajoch sme sprostredkovateľom zákazníka (bod 2).

6. Príjemcovia osobných údajov

Údaje sprístupňujeme len v nevyhnutnom rozsahu:

Údaje z verejných registrov (ORSR, register právnických osôb, VIES, ARES, zoznamy Finančnej správy SR) len čítame. Vaše údaje do nich neposielame.

So spracovateľmi, ktorí pre nás spracúvajú osobné údaje, uzatvárame zmluvy podľa čl. 28 GDPR. Banka a Finančné riaditeľstvo SR sú samostatnými prevádzkovateľmi. Ak požiadate o prístup k svojim údajom (čl. 15 GDPR), oznámime vám aj konkrétnu totožnosť príjemcov, ktorým sme vaše údaje poskytli.

7. Prenos do tretích krajín

Údaje spracúvame len v Európskej únii. Všetci naši dodávatelia z bodu 6 majú sídlo a servery v EÚ.

Výnimkou je situácia, keď zákazník pošle faktúru cez sieť Peppol príjemcovi, ktorého poskytovateľ doručovacej služby pôsobí mimo Európskeho hospodárskeho priestoru. Údaje z faktúry sa vtedy dostanú do krajiny príjemcu. Prenos sa deje na pokyn zákazníka, ktorý príjemcu sám volí. Ak by sme sami začali využívať dodávateľa mimo EHP, zabezpečíme záruky podľa čl. 45 alebo 46 GDPR a tieto zásady vopred aktualizujeme.

8. Je poskytnutie údajov povinné?

Údaje na registráciu (e-mail, heslo, identifikácia podnikateľa) sú zmluvnou požiadavkou. Bez nich konto nezriadime. Overenie totožnosti (bod 4.2) je podmienkou registrácie do siete Peppol. Bez neho nie je možné zasielať ani prijímať faktúry cez sieť Peppol. Ostatné údaje (telefón, logo, napojenie banky) sú dobrovoľné.

9. Automatizované rozhodovanie

Nerobíme rozhodnutia založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, ktoré by mali voči vám právne účinky alebo by vás podobne významne ovplyvňovali (čl. 22 GDPR). Nerobíme ani profilovanie. Overenie totožnosti vykonáva človek.

10. Vaše práva

Máte právo:

• na prístup k svojim údajom a na ich kópiu (čl. 15 GDPR),
• na opravu nesprávnych alebo neúplných údajov (čl. 16 GDPR),
• na vymazanie (čl. 17 GDPR). Neuplatní sa, ak údaje potrebujeme na splnenie zákonnej povinnosti (napr. účtovné doklady) alebo na právne nároky,
• na obmedzenie spracúvania (čl. 18 GDPR),
• na prenosnosť údajov, ktoré ste nám poskytli na základe zmluvy (čl. 20 GDPR). Faktúry môžete kedykoľvek exportovať aj sami (ZIP, CSV, UBL 2.1, ISDOC, PDF),
• namietať proti spracúvaniu na základe oprávneného záujmu (čl. 21 ods. 1 GDPR) a kedykoľvek proti priamemu marketingu (čl. 21 ods. 2 GDPR),
• podať sťažnosť dozornému orgánu, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, dataprotection.gov.sk.

Ako práva uplatniť: napíšte na gdpr@efakturia.sk. Ak máme pochybnosti, kto žiadosť posiela, môžeme si overiť vašu totožnosť (čl. 12 ods. 6 GDPR), napríklad odpoveďou z e-mailu, ktorý máte v konte. Odpovieme bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca. Pri zložitých alebo početných žiadostiach môžeme lehotu predĺžiť o ďalšie dva mesiace a budeme vás o tom informovať (čl. 12 ods. 3 GDPR). Vybavenie žiadosti je bezplatné.

11. Cookies

Používame iba nevyhnutné cookies. Nepoužívame analytické, marketingové ani profilovacie cookies a vaše správanie nesledujeme. Nevyhnutné cookies podľa § 109 ods. 8 zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách nevyžadujú súhlas.

Ak by sme v budúcnosti nasadili analytiku, vyžiadame si na ňu súhlas a tieto zásady vopred aktualizujeme.

12. Ako vaše údaje chránime

• všetka komunikácia je šifrovaná (TLS/HTTPS),
• heslá ukladáme len ako odtlačok (bcrypt), podporujeme dvojfaktorové overenie a prístupové kľúče (passkeys),
• šifrovacie kľúče a prístupové heslá k systémom sú uložené mimo databázy a mimo záloh,
• do administrácie služby má prístup len konateľ prevádzkovateľa, a to cez jediný administrátorský účet,
• celú databázu denne zálohujeme. Zálohy uchovávame 14 dní na produkčnom serveri vo Francúzsku a ich kópiu na serveri IT-DK v Nemecku, kam sa prenášajú šifrovaným tunelom (VPN). Po 14 dňoch sa automaticky mažú,
• prevádzkové záznamy uchovávame 12 mesiacov.

Podrobný prehľad technických a organizačných opatrení je v Zmluve o spracúvaní osobných údajov.

13. Zmeny týchto zásad

Zásady aktualizujeme, keď sa zmení spôsob spracúvania alebo právne predpisy. O podstatných zmenách informujeme zákazníkov vopred e-mailom. Aktuálne znenie s dátumom účinnosti je vždy na efakturia.sk/sukromie.